La auditoria legal y el tax compliance ante problemas de liquidez en las empresas. Una visión actual
La auditoría legal es un proceso integral de diagnóstico, planeación, revisión, observación, hallazgos y de elaboración de informe final de carácter preventivo que permite a la empresa conocer, evaluar y mitigar los problemas -riesgos legales-, a través del análisis del cumplimiento de las obligaciones que le imponen las leyes, reglamentos, decretos, contratos a efecto de evaluarlos estableciendo un dictamen u informe final de Auditoria legal, donde se determinará el nivel de cumplimiento o incumplimiento de dicha entidad.
En esta misma línea de pensamiento, la Auditoria legal, permite establecer cuáles son las medidas y acciones para mitigar los riesgos, a través del análisis del cumplimiento de las obligaciones que le imponen las leyes, reglamentos, circulares, contratos, normativas administrativas, a efecto de identificarlos, medirlos y finalmente solucionarlos, para que el empresario implemente el programa de acción donde priorice y defina la manera de solucionarlos reduciendo el impacto legal.
Es relevante, que la entidad legal, conozca la implicación que tiene frente a diversas leyes, reglamentos, contratos, normativas administrativas, para identificar las obligaciones tanto formales (Declaraciones, avisos), como sustantivas (de pago), que impliquen, posteriormente, un incumplimiento a las mismas y un costo financiero a la empresa que afecte su posición y resultados.
En esta misma tesitura, la Auditoria legal, va permitir determinar el mapa de riesgo legal de toda la empresa y su estado de cumplimiento, así como, la escala de medición o métrica del grado de probabilidad de que ocurra un evento de sanción al sistema legal y a partir de los hallazgos se implementen los sistemas de gestión denominados compliance en las diversa áreas de derecho, siendo las de mayor relevancia actual en “compliance penal” y “compliance tributario.”
A mayor abundamiento, la Auditoria legal es un proceso de trabajo, que tiene como fase el diagnostico, planeación de la auditoria, entrevistas, observación, bitácoras de hallazgo por área de derecho, el informe final de auditoria que realiza un despacho especializado e independiente, en los que se determina el nivel de riesgo legal que tiene la entidad, como responde su estructura frente a operaciones identificadas, y en general, el entorno de la empresa ante riesgos legales. El proceso de la Auditoria legal es realizar una revisión de las principales áreas del derecho que tienen implicación en la empresa, por ejemplo, área corporativa, laboral, contractual, tributaria, penal, anti-lavado, protección de datos personales, propiedad industrial, ambiental, contractual, etc.
Ahora bien, la Auditoria legal y su proceso de trabajo que determina el grado de salud legal general y la métrica de riesgo que tendría que afrontar, en caso de continuar con las operaciones sin realizar un cambio de control y de dirección; por lo que, el estado de salud de la empresa a través del informe final de auditoria, es una herramienta inicial para implementar los sistemas de gestión de riesgo legal. La importancia de la Auditoria legal, al igual que la financiera, es de prevención e identificación, que puntos son los que se deben de fortalecer y de implementar los controles para evitar un daño reputacional o financiero posterior.
En este mismo sentido, la entidad legal, tiene puntos importantes como el área legal-corporativa, laboral, seguridad social, contractual, anti-lavado, protección de datos personales, inversión extranjera, comercio exterior, cumplimiento tributario, que la empresa dejó memoria documental física o electrónica, y que bajo la revisión y análisis los auditores determinan que hallazgos de cumplimiento e incumplimiento detectaron, evitando así, que se impongan sanciones o se declare la inexistencia de las operaciones, generando una verdadera herramienta de protección financiera.
Es relevante distinguir, que la decisión en cualquier área de la empresa, que implique no identificar y mitigar el riesgo legal, repercute en el área financiera de la misma entidad empresarial; al tener que requerir fondos adicionales no programados debido a la mala gestión del riesgo legal y al requerimiento de recursos financieros adicionales para mitigar dicho riesgo antes referido, implicarán problemas de operación y de liquidez en las finanzas de la empresa; principalmente al indicador denominado capital de trabajo neto.
En cambio la Due Diligence, es un proceso de trabajo o “diligencia debida” o 'auditoría de compra’ que se refiere a la investigación selectiva, comprobación de valor de la transacción o de la operación especial, que se hace sobre una persona física o moral, que previamente a la firma de un contrato (compra o adquisición), inversión, fusión o escisión, debe realizarse para determinar “valor de referencia razonable” que implica determinar el valor de transacción respecto de dos entidades legales independientes que están dispuestas a fijar como precio; en donde las mismas no tienen influencia significativa y en un mercado identificado, para la mejor toma decisiones.
Por lo que, una vez que se identificó la Auditoria legal y la Due Diligence, como procesos de trabajo integrales, pero que implican necesidades diferentes para el sujeto auditado, la Auditoria legal, como el proceso de trabajo para determinar la métrica general del riesgo legal, la due diligence como determinar el valor razonable de la empresa; finalmente el “compliance legal” se puede definir como establecer políticas y procedimientos de actuación adecuadas dentro de una empresa para prevenir, detectar y gestionar los riesgos de incumplimiento de cualquier tipo de normativa (leyes) evitando así sanciones y pérdidas financieras. Dentro del Compliance como trabajo preventivo y de mitigación de riesgo que ha cobrado relevancia es el “Tax Compliance”.
El proceso de implementación del “Tax Compliance” se puede definir como un sistema que permite la prevención, detección, gestión y mitigación de los riesgos fiscales, con el objetivo de establecer políticas, procedimientos, manuales y protocolos de actuación adecuadas dentro de una empresa como un modelo integral que estructure lo siguiente:
- Trazabilidad de transacciones,
- Política de integración de documentación comprobatoria,
- Procedimientos y Directrices por obligación tributaria,
- Plan y manual de Vigilancia y atención a Procedimientos Tributarios,
- Plan y manual de Revisión del Estado General de Cumplimiento,
- Funciones del Director de Cumplimiento Tributario,
- Protocolo de Acción ante facultades de comprobación,
- Manual del Régimen de Disciplina
- Manual de Auditoria Legal-Tributaria,
- Manual y formatos de Reportes, y
- Canal de denuncia.
Los puntos anteriores, con el objetivo para prevenir, detectar y gestionar los riesgos de incumplimiento de normativa (tributaria) evitando así sanciones y pérdidas financieras. Es importante referirse a la norma española UNE 19602:2019, que establece la normativa del cumplimiento del Tax Compliance en dicho país, que en un excelente ejercicio de derecho comparado para México, aplicándolo a la experiencia mexicana, con puntos relevantes respecto a la estructura mínima siguiente:
- La integración en la empresa de la función especializada de “Tax Compliance Officer”.
- Política de compliance tributario:
- Los sistemas de gestión de compliance tributario.
- Mapa de riesgo fiscal,
- Manual de controles financieros y no financieros,
- Manual de condiciones contractuales,
- Manual de mecanismos de comunicación e investigación de incumplimientos tributario.
- Informes de compliance tributario y el proceso de revisión.
- El canal de denuncias.
- Las medidas correctivas.
Finalmente en el “Tax Compliance” en el contexto internacional, se debe analizar la experiencia y los modelos de Tax Compliance existentes en países como Italia, Holanda, Inglaterra, Irlanda, EE.UU. o Australia, para conocer los procesos de certificación en compliance tributario por sus indiscutibles ventajas y que servirán como base a las empresas mexicanas.
En conclusión, la liquidez de las empresas es un punto central de las finanzas corporativas, la Auditoria legal y el Tax Compliance constituyen las herramientas de trabajo que identificarán las acciones de mitigación del riesgo legal y en particular el nivel de cumplimiento en el ámbito tributario; sí los aspectos de este último –el riesgo- es controlado e identificado, se logrará el mejor manejo de los pasivos circulantes operativos, como: cuentas por pagar, impuestos por pagar, sanciones por pagar, cuotas de seguridad social pendientes de pago, permitiendo que los activos circulantes tengan un uso correcto de las necesidades operativas de fondos de la empresa para su marcha adecuada.