El mapeo de procesos es la forma fácil y natural de organizar el trabajo en la empresa

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Desde hace muchos años el mapeo de procesos y los manuales de procedimientos en   las empresas se han diseñado para hacer tangible el trabajo de las distintas funciones  y  orientar a los integrantes de la organización de cómo debe llevarse a cabo el trabajo, además de ayudar a identificar las diversas actividades a través de la organización; y de  determinar la secuencia e interacción de las mismas.

Desafortunadamente  como toda moda administrativa con el tiempo se le fue restando importancia y en muchas empresas a pesar de que existen mapas de procesos y manuales de procedimientos, las personas hacen el trabajo de manera desordenada utilizando el criterio personal y los trucos del oficio derivados de la experiencia, esto obedece a que tanto los mapas como los procedimientos no han sido actualizados y en muchas ocasiones los dueños del proceso no participaron en su diseño. Las consecuencias de esta situación es que los procesos no se estandarizan,  son lentos  o inoperantes y por lo mismo,  generan costos de mala calidad,  duplicidad de funciones, retrabajos y quejas de clientes internos y externos entre otras.

Pero ¿Qué es un proceso? “Es la secuencia de actividades repetitivas dirigidas al logro de un objetivo” y por lo mismo es susceptible de ser mapeada.

En la actualidad el mapeo de procesos, recobra la  importancia que realmente tiene y se convierte en un recurso poderoso que puede ser usado para  análisis de problemas en su  diseño, y de esta forma solucionarlos  para que la organización funcione de manera eficaz y eficiente, administrando las diversas actividades relacionadas entre sí. Por lo tanto el mapeo de procesos es una herramienta para organizar y estandarizar de manera lógica y secuencial  el trabajo de las diferentes funciones. La utilidad y aplicaciones principales del mapeo son principalmente para:

• Reducir costos
• Mejorar el servicio a clientes
• Crear una cadena de valor interna y externa
• Identificar fallas en los procesos actuales

Todo inicia en el diseño de la estrategia empresarial ya que esta es el mapa de ruta. Es donde se planea cómo actuar para ejecutar lo que hayamos decidido, la meta que queremos alcanzar.

La estrategia se debe tomar en cuenta para definir tácticas, elaborar planes operativos,  establecer políticas y diseñar los procesos para organizar y estandarizar el trabajo. Por lo mismo, aquellas empresas que pretendan formalizar su operación utilizando esta metodología que no depende tanto de recursos financieros, pero si requieren de la voluntad de los niveles directivos altos pues forma parte de una cultura que fomenta la creatividad y la innovación, misma que requiere  de una dirección adecuada orientada al cambio.  

¿Cuántos procesos hay en mi empresa y como es la interacción entre ellos?

Para responder la pregunta,  a continuación se esquematiza desde un enfoque que va de lo general a lo particular, una  secuencia de los procesos que permite administrarlos de manera sistemática.

Tomando en cuenta el esquema anterior, algo que vale la pena comentar es que en muchas ocasiones se confunde el mapa de procesos con el  manual de procedimientos y se piensa que se debe hacer un mapa del procedimiento lo que  resulta  engorroso y  finalmente nadie lo entiende. El manual de procedimientos es el documento que contiene la secuencia escrita de las  actividades  que deben seguirse en la realización de una tarea, es descriptivo no mapeado.

Los tipos de procesos

Cada tipo de proceso tiene una finalidad  e importancia en la actividad empresarial,  a continuación se describen las actividades de los diferentes tipos de proceso. 

Interacción de los procesos:

Con la intención de identificar el papel que juegan los clientes y proveedores internos en el diseño de los procesos, se hace necesario definir claramente la interacción de los mismos ya que un proceso tiene un límite de inicio y un límite de terminación. Por lo mismo se hace necesario identificar la cadena de relaciones internas de cada función, para conocer tanto las necesidades de los clientes del proceso como nuestras necesidades respecto a los proveedores de nuestros procesos, ya que sin esta información será difícil definir nuestro proceso para hacerlo bien y por consecuencia crear una cadena de valor interna.

Conclusión:

Los retos que enfrentan las empresas en la actualidad las obligan a organizarse de una manera más práctica y simple para que todos los integrantes de la organización realicen su trabajo de manera productiva  y  aprovechen los siguientes beneficios  que conlleva el  mapeo de procesos:

• Provee una visión global de las actividades de la empresa.
• Muestra las relaciones y los roles de las diferentes funciones.
• Ayuda a explicar el proceso a todos los integrantes de la empresa.
• Permite identificar los procedimientos e instrucciones de trabajo que se requiere documentar.
• Ayuda a simplificar las actividades del proceso, pues facilita la identificación de  complejidades innecesarias o repetición de tareas.
• Ayuda a la estandarización de las actividades.
• En pocas palabras hace a la empresa más competitiva

Lecturas recomendadas:

• Gestión por procesos 4ª  edición 2010 José Antonio Pérez Fernández de Velazco ed. ESIC
• Six Sigma  Simplificado  Jay Arthur   ed. Panorama – Segunda edición 2007